¿Por qué tus proyectos tardan más de lo previsto?

Siempre es importante, a la hora de encarar un nuevo proyecto, tener en cuenta que es difícil que puedas cumplir tus expectativas temporales. Y no siempre tiene que ver con la falta de experiencia o porque no haya suficiente organización o porque se hayan tomado malas decisiones, sino porque hay un elemento psicológico que concluye que todo se alargará más de lo previsto. Alex Tumbull es fundador y CEO de Groove y ha tratado este tema en su sitio web, tratando de dar explicación y razones de porque siempre los proyectos tardan más de lo previsto en salir adelante.

La primera razón es que es imposible controlar todo, esto se refiere a, por ejemplo, si tenemos un equipo de seis personas en un proyecto, suceden hechos que no se pueden prever, como que alguien se enferme o que sea alguien da la familia que no se encuentre bien y el colaborador tenga que cuidarle, que haya tareas del día a día que no nos permitan trabajar exclusivamente en el proyecto o que se caiga el servidor y no permita seguir trabajando, entre otras opciones. No puedes controlar todo. Todo esto hace que se acumulen minutos, horas y días de retraso.

La segunda razón dicta que difícilmente todos los trabajadores serán hiperactivos y que no estarán trabajando exclusivamente en el proyecto, sin descansar y sin distracciones. Lo puedes intentar, pero debes saber que muy pocas personas son capaces de rendir al 100% durante las ocho horas continuas de la jornada laboral en Chile. Habrá tiempos de descanso, llamadas por teléfono, momentos de distracción, etc… Puedes dedicar tu tiempo a supervisar el trabajo de tus trabajadores pero eso te tomará parte del tiempo que tienes destinado también al proyecto, acumulando más horas y días de retraso.

El tercer punto se refiere a la honestidad, Tumbull afirma que algunas empresas utilizan un sistema de 40 puntos semanales a desarrollar por sus empleados en una semana. Un punto por cada hora de trabajo semanal, la experiencia demuestra que pocos o ninguno de los empleados cumplía los 40 puntos semanales y la media estaba alrededor de 30. No es que no sean honestos ellos, es que se debe tener en cuenta que surgen cosas como las del punto 2. Tú debes ser honesto para tenerlo previsto.

Con todo esto, se concluye que siendo realista el evaluador y “programador” del proyecto será mucho más eficiente, las cosas tardarán más tiempo del que se piensa pero saldrán. Puede que como empresario, le dediques a tu negocio todas tus energías, pero lo cierto es que es difícil que todos tus empleados también lo hagan.

Para mejorar esto, es importante tener una cultura de gestión de proyectos en las empresas, que las personas encargadas en la evaluación de los proyectos y en la determinación de los tiempos y costos tengan en cuenta estas variables y que todas las que hayan ocurrido anteriormente alimenten de información a los próximos proyectos. Para esto, EXE cuenta con los servicios de PMO, Oficina de Gestión de proyectos y de Plan Director, plataforma de gestión de proyectos. Para más información sobre estos servicios ponte en contacto con nosotros.

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