Mayor productividad, eficiencia y un total control de la información, son metas seguras que puede lograr la implementación de un sistema de gestión documental.

En Chile son pocas las empresas que han integrado a sus procesos de negocio sistemas de gestión documental. A pesar de que vivimos en un mundo totalmente digitalizado, un gran porcentaje de la información importante para una compañía aún se almacena y se mueve en formato papel. Los flujos o ciclo de vida de un documento específico aún son llevados a cabo por personas cuando las máquinas tienen la capacidad de hacerlos de manera automática y constante.

Este sistema análogo provoca que la información se mantenga aislada. Por un lado está la documentación en papel, por otro los correos electrónicos, y por otro los archivos almacenados en carpetas en los computadores personales, por dar algunos ejemplos. Aunque muchas empresas a nivel nacional cuentan con sistemas ERP, éstos no están relacionados entre sí, lo que provoca que la información no se comparta y se pierda. Esto, a su vez, genera una falta de control de información, ineficacia y descontrol en las organizaciones.

Por esto, la digitalización de documentos y su posterior gestión se traduce en beneficios directos y observables desde el momento mismo de su puesta en marcha.

       1. Acceso rápido a la información

El uso de un sistema de gestión documental para manejar y organizar archivos, reduce notoriamente el tiempo invertido en la consulta de datos escritos en papel, por ejemplo. Además es capaz de ahorrar la realización de ciertas tareas manuales, sobre todo en las labores relacionadas al flujo de documentos.

  1. Control de la información

En toda compañía existe información de acceso público e información de acceso restringido. La digitalización de documentos y establecimiento de un método de gestión de los mismos, permite tener un total control sobre esta variable. El manejo de los accesos de acuerdo a roles sin cometer errores de filtración permite elevar los estándares de seguridad de la empresa.

  1. Ahorro de papel

El uso de papel disminuirá drásticamente ya que toda la información queda almacenada de forma digital en la nube. Esto además de ser un ahorro monetario, permite que las empresas desarrollen sus labores de forma más amigable con el medio ambiente.

  1. Ahorro de espacio

Con un sistema de gestión documental, los archiveros para almacenar papeles ya no ocuparán muebles completos dentro de una oficina, ya que la cantidad se reduce notablemente gracias a la digitalización de documentos y la optimización del almacenamiento físico.

  1. Aumento de la productividad

Centralizar toda la información de una compañía en un sólo lugar y desarrollar una cultura de búsqueda y participación al interior del equipo humano, reduce en gran medida los tiempos destinados a encontrar y enviar documentos. Esto permite que el rendimiento de los empleados mejore, pues además muchas de las tareas que antes eran manuales, pasan a ser automáticas.

  1. Inmediatez de la información

Un sistema de gestión documental tiene la capacidad de hacer llegar la información a quién la necesita, dirigiendo los documentos a través de flujos de trabajo o enviado la información extraída de documentos a sistemas externos.

  1. No más documentos duplicados

Cuando una empresa con muchas áreas tiene que compartir los mismos documentos, se hace difícil controlar la proliferación de duplicados, verificar las versiones o saber qué persona tiene el original. Sin embargo, al tener toda la información en la nube, puede estar disponible de forma simultánea para varias personas sin generar duplicados y dejando registro de todo lo que se modifique en él.

La gestión documental a través de softwares permite integrar y cohesionar los equipos de una compañía y abrir canales de información y comunicación más eficientes. Para saber más sobre sus capacidades, implementación y funcionalidades, ingresa acá.

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